شرکت‌هایی همچون مایکروسافت، گوگل، اپل و دراپ‌باکس (Dropbox) همگی سرویس حافظه ابری (حافظه آنلاین-Online Storage) را در اندازه‌های چندین گیگابایت تا چندین ترابایت، ارائه می‌دهند. به این صورت که اطلاعات کاربر در سرورهای آنان ذخیره می‌شود و در شرایطی که فرد از چندین دستگاه مختلف (لپ تاپ ، تبلت ، موبایل و...) استفاده کند، می‌تواند از روی تمام دستگاه‌های خود، به اطلاعات مذکور دسترسی داشته باشد.
البته نمی‌توان از یک حافظه ابری به عنوان حافظه اصلی بر روی رایانه‌های ویندوزی یا مک استفاده کرد زیرا اطلاعات ابتدا بر روی حافظه دستگاه شما ذخیره می‌شود و سپس اپلیکیشن حافظه ابری آن را بر روی سرورهای شرکت مربوطه کپی می‌کند. سپس شما می‌توانید از پوشه‌های تشکیل شده برای اسناد، تصاویر و یا سایر فایل‌ها، به عنوان پوشه اصلی خود استفاده نمایید. اما آیا قرار دادن اطلاعات مهم خود بر روی سرورهای ابری، کار عاقلانه‌ای است؟ در ادامه به ۱۰ نکته مهم در این باره می‌پردازیم:
نکته 1: انتخاب بهترین سرویس ابری مناسب
سرویس‌های ابری مختلف، هرکدام دارای شرایط متفاوتی‌اند. به عنوان مثال در حالی که می‌توانید از سرویس‌های گوگل درایو (Google Drive)، دارپ‌باکس (Dropbox) و وان‌درایو (OneDrive) تقریبا بر روی هر پلتفرم و هر دستگاهی استفاده کنید، سرویس ابری اپل موسوم به آی‌کلاود (iCloud)، تنها بر روی دستگاه‌های دارای سیستم عامل مک اواس (MacOS) نسخه Yosemite و آی‌اواس (iOS) نسخه ۸ و جدیدتر از آن کار می‌کند. همچنین در حالی که نرم‌افزار آی‌کلاود برای دستگاه‌های ویندوزی عرضه شده است، اما این سرویس در اندروید در دسترس قرار ندارد. پس پیش از انتخاب سرویس مورد نظر، دستگاه‌هایی را که قصد دارید به آن متصل نمایید در نظر بگیرید و از وجود اپلیکیشن برای آن دستگاه‌ها، اطمینان حاصل نمایید.
نکته 2: بر روی طرحهای رایگان سرویس های ابری خیلی حساب نکنید
البته استفاده از نرم افزارها به صورت رایگان دلپذیر است اما نرم افزار رایگان همیشه بدون گارانتی عرضه می‌شود. همچنین ویژگی‌ها و امکانات سرویس‌های رایگان می‌تواند هر لحظه و بدون اخطار قبلی تغییر کرده و همچنین حافظه‌ای که به صورت رایگان عرضه می‌شود دارای ضمانت نگهداری نبوده و اندازه آن نیز ممکن است بنا به تصمیم شرکت مربوطه، تغییر کند.
البته موارد گفته شده لزوما به معنی این نیست که بایستی برای حافظه ذخیره‌سازی پول پرداخت نمایید. به خصوص که بسیاری از سرویس‌های ابری همراه با امکانات دیگر در یک بسته فروخته می‌شود. به عنوان مثال در بسته آفیس ۳۶۵ (Office 365) مایکروسافت، وجود حافظه ابری یک ترابایتی تنها بخشی از سرویس‌های موجود در این بسته است که پول آن‌ها را نیز بایستی پرداخت نمایید.
نکته 3: ازگوشی موبایل خود حفاظت کنید
اگر داده‌های خود را در حافظه ابری ذخیره می‌کنید و آن را بر روی گوشی موبایل خود همگام‌سازی کرده‌اید، حتما دستگاه خود را به پین (PIN) و یا گذرواژه مجهز نمایید.
واحد جرایم تلفن‌همراه بریتانیا اعلام کرده است که سالانه ۳۰۰ هزار دستگاه موبایل گم می شود. این آمار تنها متعلق به کسانی است که جهت دریافت مبلغ خسارت از بیمه اقدام کرده‌اند و طبیعتا آمار حقیقی بسیار بیش از این خواهد بود. به همین منظور استفاده از رمز عبور کمک می‌کند که اگر فردی به موبایل شما دست پیدا کرد، دسترسی به اطلاعات آن نداشته باشد.
نکته 4: چه اطلاعاتی را در فضای ابری قرار دهیم؟
تنها راه قطعی برای جلوگیری از سرقت برخی داده‌ها از طریق اینترنت، این است که آن‌ها را هرگز در فضای مجازی قرار ندهیم. البته احتمال سرقت داده‌ها از فضاهای ابری شناخته شده بسیار اندک است اما مطمئنا صفر نیست! پس اگر فایل‌های کاری و یا داده‌های شخصی خود را در فضای ابری قرار می‌دهید و این داده‌ها اهمیت حیاتی برای شما دارد، حتما از یک روش رمزگذاری برای ایمن کردن آن‌ها استفاده کنید.
حالا وقتشه! اینو بخون گوگل درایو چیست و چه کاربردی دارد؟ (Google Drive)
نکته 5: تشخیص هویت دو مرحله‌ای را فعال کنید
استفاده از نام‌کاربری و رمز عبور به تنهایی برای حفاظت از حافظه ابری شما کفایت نمی‌کند. به همین خاطر اکثر شرکت‌ها بزرگ ارائه دهنده این سرویس از تشخیص هویت دو مرحله یا two-factor authentication (به اختصار 2FA) پشتیبانی می‌کنند. این روش علاوه بر رمز عبور در مرحله دوم از روشی دیگر مانند ارسال یک کد از طریق پیام کوتاه به دستگاه دیگر شما (تلفن همراه) استفاده می‌کند. بنابراین فعال کردن این حالت می‌تواند کمک بزرگی به تامین امنیت حساب کاربری کند.
نکته 6: نسخه پشتیبان (BackUp) تهیه کنید
در حالی که سرویس‌های معروف ابری، اقدامات خوبی را جهت حفاظت از داده‌های شما انجام می‌دهند، همیشه شانس کمی وجود دارد تا یک خطا باعث از دست رفتن این اطلاعات گردد و به همین خاطر بهتر است یک کپی از اطلاعات را در جای دیگر حفظ کنید. یکی از روش‌های این کار، آپلود اطلاعات در دو سرویس مختلف است. به عنوان مثال فلیکر (Flicker) به شما این امکان را می‌دهد که در دستگاه‌های شرکت اپل، در ازای هرنسخه که در این سرویس آپلود می‌کنید، یک نسخه از فایل مربوطه را نیز در آی‌کلاود ذخیره نماید. راه دیگر همگام سازی دائمی اطلاعات بر روی حافظه داخلی دستگاه است.
نکته 7: دستگاه‌های متصل را کنترل کنید
سرویس‌هایی مانند دارپ‌باکس و گوگل درایو، اطلاعات دستگاه‌های متصل به حساب کاربری را نمایش می‌دهند. به عنوان مثال، دراپ‌باکس حتی مرورگرهایی که به حساب متصل شده‌اند و همچنین موبایل‌ها و رایانه‌های متصل را به تفکیک نمایش می‌دهد.
بنابراین اگر در میان دستگاه‌های نمایش داده شده، دستگاهی متعلق به شما نیست، می‌توانید ارتباط آن را با حساب کاربری سرویس ابری قطع کنید. البته لیست دستگاه‌های متصل نمایش داده شده معمولا شامل لینک‌های عمومی که از اطلاعات داخل حافظه ابری با دیگران به اشتراک گذاشته‌اید، نمی‌شود.
نکته 8: دسترسی اپ‌ها را قطع کنید
حافظه‌های ابری علاوه بر امکان اتصال به دستگاه‌های مختلف، قابلیت لینک شدن به اپ‌های شخص ثالث را نیز دارند. به عنوان مثال اپلیکیشن ایمیل شما ممکن است برای استفاده از فایل‌های گوگل درایو به عنوان ضمیمه، به این سرویس دسترسی داشته باشد. یا در آفیس ۳۶۰، دسترسی به اسناد موجود در وان‌درایو قرار داده شده است.
اما حساب کاربری شما در این سرویس‌ها، فهرست اپ‌های متصل به آن را نمایش می‌دهد. همچنین امکان قطع دسترسی این اپ‌ها از همان محل، فراهم خواهد بود. هرچه تعداد اپ‌های متصل به حساب کاربری شما کمتر باشد، احتمال رخنه امنیتی به آن کمتر خواهد بود. بنابراین، اپ‌هایی که دیگر از آن‌ها استفاده نمی‌کنید و یا بدون اطلاع شما به حساب دسترسی پیدا کرده‌اند را منفصل کنید.
حالا وقتشه! اینو بخون سرویس آیکلود (iCloud) چیست و چه کارایی در آیفون دارد؟
نکته 9: حساب پرداخت‌های خود را نگاه دارید
اگر حساب کاربری شما پولی است و شما پرداخت سالیانه خود را فراموش کرده‌اید نگران نباشید. با برگشت حساب شما به حالت رایگان و کم شدن حافظه ذخیره سازی، اطلاعات شما پاک نخواهد شد. به عنوان مثال اگر حساب دراپ‌باکس شما در حالت پولی ۱ ترابایت بوده اما مبلغ سالیانه را پرداخت نکرده باشید، حافظه ذخیره‌سازی به ۲ گیگابایت رایگان کاهش می‌یابد اما اطلاعات شما حتی اگر بیش از ۲ گیگابایت باشد، از بین نخواهد رفت و از این به بعد قادر به همگام‌سازی اطلاعات بیش‌تر نخواهید بود.
نکته 10: چگونه یک سرویس ابری مناسب انتخاب کنیم؟
۱- سامانه مورد استفاده خود را بشناسید
قبل از هرگونه تصمیم‌گیری در مورد نیازهای فناوری اطلاعات (IT)، مدیریت بایستی شناخت دقیقی از نیازهای سازمان خود داشته باشد. بیش‌تر شرکت‌های بزرگ از زیرساخت‌های چندگانه، مراکز داده داخلی، سرویس ابری خصوصی و حداقل یک مرکز داده ابری عمومی بهره می‌برند اما بسیاری از واحدهای فناوری اطلاعات در این شرکت‌ها، اطلاع دقیقی از جزییات سامانه‌های به کار رفته در سازمان ندارند. برخی سرویس دهنده‌های فضای ابری نیز طرحهای وسوسه کننده‌ای ارائه می‌کنند اما پیش از انتخاب آن‌ها بایستی اطمینان حاصل کرد که با سامانه‌های به کار رفته در سازمان مورد نظر همخوانی داشته باشد.
۲- ارزش سرویس
کارشناسان فناوری اطلاعات برای بالا نگاه داشتن بهره‌وری این بخش نسبت به هزینه‌های آن، فشار زیادی را متحمل می‌شوند. یک تحقیق اخیرا نشان داده است که سازمان‌ها حدود هفت درصد از بودجه بخش فناوری اطلاعات را به پشتیبان‌گیری از داده‌ها اختصاص می‌دهند که این مقدار در مقابل اهمیت این مسأله در سرپا نگاه داشتن یک سازمان، بسیار اندک است. همچنین بایستی سرویس انتخاب شده جهت پشتیبان گیری داده‌ها، در برابر هزینه آن، ارزش قابل قبولی داشته باشد. همیشه سرویس دهنده‌ای را انتخاب کنید که طرحهای پرداختی آنان با نیازهای حال و آینده سازمان شما همخوانی داشته باشد.
۳- اهمیت حجم کاری
در بیش‌تر مواقع، رجوع به داده‌های پشتیبان در زمان حذف ناخواسته برخی اطلاعات و یا نیاز به دسترسی به نسخه قدیمی‌تر اسناد اتفاق می‌افتد. اما هدف اصلی این سرویس‌ها کمک به ادامه روند کار در صورت اشکال در داده‌های آنلاین است. برای یک کاربر عادی، یک یا دو ساعت از وقت او جهت بازخوانی داده‌های از دست رفته از سرویس ابری، مشکلی ایجاد نخواهد کرد. اما در کسب و کارها، از دست دادن زمان ، مساوی با از دست دادن درآمد است. بنابراین برای این سازمان‌ها، بسیار حیاتی است که در صورت قطع دسترسی آنلاین، بخش‌های حیاتی هرچه سریع‌تر به وضعیت عادی بازگردند. بنابراین در انتخاب سرویس‌دهنده، عملکرد آن‌ها در بررسی و رفع مشکلات به صورت هرچه سریع‌تر را بررسی نمایید.
منبع: Tech Radar